عندما يكون المشتري أو البائع أو المستفيد شركة، يتجاوز التحقق وثيقة هوية شخص واحد. إذ يحتاج وكيل الدفع إلى التأكد من أن الشركة موجودة، وفي وضع قانوني سليم، ويملكها ويسيطر عليها الأشخاص المذكورون، وأن الشخص الموقّع يملك الصلاحية. ويُسمّى ذلك غالبًا اعرف نشاطك التجاري أو KYB.
القائمة
- مستندات التأسيس: شهادة التأسيس أو عقد التأسيس أو النظام الأساسي، وأي تعديل أو تغيير اسم.
- شهادة حسن القيد: صادرة عن ولاية أو دولة التأسيس، وعادةً خلال آخر 90 يومًا.
- سجلات الملكية: اتفاقية التشغيل أو النظام الداخلي أو سجل المساهمين أو الأعضاء، تُظهر كل شخص يملك 25% أو أكثر، مباشرة أو عبر شركات أخرى.
- الشخص المسيطر: الشخص الذي يدير الشركة، مثل الرئيس التنفيذي أو العضو المدير أو الشريك العام.
- صلاحية التوقيع: قرار من مجلس الإدارة أو الأعضاء، أو وكالة قانونية، يفوّض الموقّع بهذه المعاملة.
- كشوف الحساب المصرفي: كشوف حديثة للحساب الذي سيرسل الأموال أو يستلمها، باسم الشركة.
- التراخيص: أي ترخيص تجاري أو رخصة تجارة أو رخصة استيراد أو تصدير، أو ترخيص من جهة رقابية إذا كانت الشركة خاضعة للرقابة.
- نموذج مصلحة الضرائب الأمريكية: نموذج W-9 للشركة الأمريكية أو W-8BEN-E للشركة الأجنبية. راجع W-9 أم W-8BEN؟
- هوية المالكين والموقّع: يقدّم كل مالك مستفيد والموقّع وثيقة هويته ويُكمل نموذج معلومات العميل الفردي.
لماذا كل هذا؟
الشركات الوهمية أداة شائعة في الاحتيال في السلع وغسل الأموال. والتأكد من الملكية والصلاحية الحقيقيتين يحمي الأطراف النزيهة، ويُبقي حساب الأمانات نظيفًا، ويتيح للبنك معالجة المدفوعات دون تأخير. كما يُفحص كل اسم مقابل قوائم العقوبات.
كيفية إرسالها
ينزّل عملاء المكتب نموذج «اعرف نشاطك التجاري»، ويطبعونه ويوقّعونه ويمسحونه ضوئيًا ويرفعونه مع المستندات الداعمة في بوابة العملاء الآمنة، في صفحة النماذج والتحقق. ويظهر كل بند على أنه مستلم بمجرد رفعه. يُرجى عدم إرسال مستندات الهوية أو المستندات المصرفية عبر البريد الإلكتروني العادي.
الترجمات والتصديقات
يجب أن تُرفق المستندات غير المكتوبة بالإنجليزية بترجمة إنجليزية. وبالنسبة لبعض الولايات القضائية، قد يطلب المحامي نسخًا مصدّقة أو مصدّقة بختم أبوستيل.
التوقيت
لا يمكن قبول الأموال قبل اكتمال التحقق ومراجعته، لذا من المفيد البدء مبكرًا. راجع أيضًا المستندات التي تحتاجها قبل أن يتمكن وكيل الدفع من استلام الأموال، وخدمات المحامي وكيل الدفع لدينا.